Безналичная покупка авиабилетов — удобный способ навести порядок в расходах на поездки и ускорить закрытие месяца. Ниже — практическая схема, как компании настроить авиабилеты c оплатой по счету от выбора поставщика до автоматизации. Материал подойдёт и для тех, кто уже использует услуги по организации деловых поездок, и для тех, кто только внедряет процесс.
1) Определите модель работы
Варианты:
- Прямой договор с авиакомпанией. Редко используется в МСБ, больше подходит крупным покупателям с объёмом и предсказуемыми маршрутами.
- Договор с агентством/ТМС. Универсальный путь: много авиакомпаний, единый счёт, отчётность и поддержка 24/7.
- Гибрид: агенство + самостоятельные покупки для нишевых маршрутов.
Что учесть:
- География полётов и доля международных рейсов.
- SLA по возвратам/обменам и скорости выпуска билетов.
- Комиссии/сервисные сборы и их прозрачность.
2) Подготовьте регламент и роли
Роли:
- Инициатор поездки (сотрудник/менеджер) — подаёт заявку.
- Согласующий (руководитель/проект) — утверждает бюджет.
- Тревел-координатор/офис-менеджер — взаимодействует с агентством.
- Бухгалтерия/финансы — оплачивают счёт, принимают к учёту.
В регламент включите:
- Каналы бронирования (портал ТМС, e-mail-шаблон, корпоративный бот).
- Классы обслуживания и лимиты цены по направлению.
- Сроки: бронировать не позднее N дней до вылета; согласование ≤ X часов.
- Правила возвратов/обменов и кто несёт допрасходы.
3) Согласуйте юридические и финансовые условия
В договоре проверьте:
- Формат счёта и закрывающих (УПД/акт/инвойс), сроки выставления.
- Политику возвратов: штрафы, дедлайны, порядок кросс-переносов.
- Наличие круглосуточной поддержки и KPI (время ответа, время выпуска).
- Страхование, допуслуги (багаж, места, приоритетная посадка).
Платёжные условия:
- Постоплата (кредитный лимит) или предоплата.
- Валюта счета, курсы пересчёта, банк-партнёр.
- Единый реестр перелётов за период.
4) Настройте технический процесс
Шаги:
- Шаблон заявки. ФИО как в паспорте, даты, город вылета/прилёта, бюджет, центр затрат, цель поездки.
- Согласование. Автоматическое (по лимитам) или ручное — предупредите про «срок жизни» тарифов.
- Поиск тарифов. Агентство присылает 2–3 варианта с условиями обмена/возврата.
- Подтверждение. Инициатор/координатор выбирает вариант, агентство выпускает билет (PNR/e-ticket).
- Документы. Ежедневные/недельные счета и закрывающие — в бухгалтерию; электронные билеты — в DMS/ТМС.
Лайфхаки:
- Настройте уведомления об истечении опций брони (обычно 12–48 часов).
- Включите «минимальный тариф, допускающий обмен» для высокорисковых дат.
- Для частых направлений сделайте «белые списки» рейсов.
5) Список документов для учёта
- Заявка/приказ на командировку с целями и сроками.
- Маршрут/электронный билет (e-ticket) и квитанция об оплате.
- Счёт/УПД/акт от агентства или авиакомпании.
- Отчёт сотрудника по итогам поездки (краткая цель/результат).
- Подтверждения допуслуг (багаж, выбор места) — при необходимости.
6) Оплата и сверка по счёту
Процесс:
- Получаете счёт (по рейсу или реестр за период).
- Сверяете пассажиров, направления, тарифы, сборы.
- Оплачиваете безналичным платежом.
- Вносите проводки, прикрепляете электронные документы.
Контрольные точки:
- Соответствие тарифов политике и бюджету.
- Корректность ФИО/дат (ошибки — дорогие).
- Своевременная обработка возвратов/обменов и сторнирующих документов.
7) Возвраты, обмены, форс-мажоры
- Держите таблицу статусов: запрос → подтверждение условий → списание/доплата → новые документы.
- Фиксируйте, кто принимает решение об обмене (инициатор/руководитель).
- Запрашивайте у агентства обоснование штрафа и данные по налоговым корректировкам.
- Включите в регламент «ночные и выходные» сценарии и контакт 24/7.
8) Метрики и оптимизация
Что измерять:
- Доля бронирований, сделанных ≥14 дней до вылета.
- Средний тариф по направлению и экономия к «рыночной» цене.
- Время выпуска билета с момента согласования.
- Процент возвратов/обменов и их стоимость.
Инструменты:
- Лимиты по центрам затрат и авто-согласование.
- Единые справочники городов/маршрутов.
- Интеграции ТМС ↔ бухгалтерия (автозагрузка счетов, реестров, билетов).
9) Когда привлекать услуги по организации деловых поездок
Используйте внешние услуги по организации деловых поездок, если:
- У вас много международных перелётов и сложные стыковки.
- Нужна 24/7 поддержка и единые стандарты по всем регионам.
- Требуются подробные отчёты для закупок, финансов и аудита.
- Важны консолидация билетов и авиабилеты c оплатой по счету с удобной закрывающей документацией.
Оплата авиабилетов по счёту — способ сделать процесс управляемым: централизованные покупки, понятная отчётность, меньше ручной рутины. Начните с регламента и выбора надёжного партнёра, автоматизируйте заявки и документы, настройте контроль метрик — и ваши авиабилеты c оплатой по счету станут опорой бюджетной дисциплины, а услуги по организации деловых поездок помогут масштабировать процесс без хаоса.
